Cette étape d´installation de l´entreprise consiste à effectuer un certain nombre de démarches qui vous permettront de démarrer votre activité dans les meilleures conditions et en toute quiétude :

• trouver et aménager le local adapté à votre activité,
• contacter des assureurs pour limiter les risques,
• préparer vos documents commerciaux... Ils seront porteurs de l´image que vous souhaitez donner de votre entreprise...
• organisez vous pour ne pas vous laisser déborder ultérieurement par la paperasserie, et mettez en place votre comptabilité,
• etc.

Les choix que vous ferez à ce stade étant susceptibles d´évoluer dans les mois à venir, vous retrouverez la plupart de ces thèmes dans l´espace Nouveau chef d´entreprise du site de l´APCE.

• Trouvez et aménagez vos locaux
• Assurez votre entreprise
• Etablissez vos premiers documents commerciaux
• Finalisez le recrutement de vos collaborateurs et choisissez des prestataires
• Mettez en place votre comptabilité et vos outils de gestion
• Planifiez

Trouvez et aménagez vos locaux

Le choix d´un local adapté est important, car il est souvent le reflet de l´image de l´entreprise.
Il existe de nombreuses possibilités : chez vous, dans un local à usage professionnel ou commercial, dans les locaux d´une autre entreprise... Chaque formule présente naturellement des avantages et inconvénients et fait l´objet d´une réglementation qu´il convient de connaître. Voir le dossier sur ce sujet.

Si vous vous lancez dans un commerce, ce choix devient un élément primordial car l´emplacement peut fortement favoriser l´afflux de votre clientèle. Il est connu que, dans un même quartier, certaines rues sont très fréquentées et d´autres pas du tout ! De même, dans une même rue commerçante, il existe un bon et un mauvais trottoir ! Voir les explications données à l´étape 3 : Etude de marché.

Si votre activité consiste à produire des biens, des objets, l´important sera plutôt de trouver une surface suffisante, une bonne desserte des transports en commun, etc.

Pour une activité de services, sans réception de marchandises et de clientèle, le choix du local ne sera pas déterminant et vous pourrez même envisager de travailler chez vous !

Dans tous les cas, sachez que vous n´avez pas intérêt à changer fréquemment d´adresse, car cela entraîne des coûts non négligeables : déménagement, avis aux clients, impression de nouveaux documents commerciaux, etc.
Prenez donc le temps de réfléchir avant de vous décider !
Réfléchir... et surtout vous renseigner auprès des entreprises voisines, car n´oublions pas que le loyer est une charge fixe de l´entreprise, qui élève toujours son seuil de rentabilité. Si vous vous apercevez trop tard que le loyer est surévalué, et si ce dernier est soumis au statut des baux commerciaux, vous ne pourrez pas le dénoncer avant une période de 3 ans !

Assurez votre entreprise

Trop nombreux sont les créateurs qui démarrent leur activité sans assurance, sans doute par soucis de limiter au minimum leurs frais généraux...
Pourtant, toute activité professionnelle engendre des risques et il est parfois trop tard lorsque le dirigeant s´en rend compte.

En devenant "patron de votre entreprise", vous allez donc devoir :

• faire l´inventaire de vos risques,
• évaluer leurs conséquences,
• apprécier ceux dont les conséquences peuvent être couvertes par les frais généraux,
• transférer à un assureur les autres risques que vous ne pourrez pas prendre en charge financièrement s´ils se réalisaient,
• vérifier si la réglementation propre à votre activité impose de prendre certaines assurances particulières,
• soigner la rédaction des contrats passés avec vos clients, vos fournisseurs, ... en mesurant bien l´étendue de votre responsabilité,
• déclarer à votre assureur très précisément vos activités, et ne pas oublier de l´informer, par la suite, de toutes modifications qui pourraient intervenir. Il est en effet très important d´adapter ses garanties au développement de l´entreprise et donc de revoir périodiquement l´ensemble de ses contrats d´assurance.

Pour obtenir des informations détaillées sur ce sujet, reportez-vous à l´espace Nouveau chef d´entreprise du site de l´APCE.

Etablissez vos premiers documents commerciaux

Il est désormais temps de choisir et de commander votre papier à en-tête, vos cartes de visites, vos prospectus publicitaires...
Tous ces documents, qui seront adressés à des tiers, devront comporter un certain nombre de mentions qui peuvent varier selon l´activité exercée.

Doivent figurer, au minimum :

• la dénomination de votre entreprise (ce sera votre nom si vous êtes entrepreneur individuel),
• son nom commercial, si l´en existe un,
• la forme juridique de l´entreprise, s´il s´agit d´une société : SARL, SA, SAS, ... avec le montant du capital social,
• le numéro unique d´identification qui vous a été communiqué par l´Insee.

Attention ! Vos factures devront, quant à elles, comporter d´autres mentions obligatoires.

Finaliser le recrutement de vos collaborateurs et choisissez vos prestataires

L´élaboration de votre projet a permis de déterminer un certain nombre de besoins en termes de moyens humains.

Si vous devez recruter des salariés, vous avez sans doute, à ce stade, des contacts avec des candidats potentiels.

Il va désormais falloir procéder :

• aux démarches de recrutement,
• aux formalités administratives,
• aux achats de registres, affichages obligatoires...
• et répartir les tâches et l´organisation générale du travail.

Vous trouverez de nombreux conseils et informations sur ce sujet dans l´espace Nouveau chef d´entreprise du site de l´APCE.

Si vous devez recourir à des prestataires : cabinet comptable, centre de gestion agréé, association agréée, services de secrétariat  "hors murs", transporteurs, ... c´est également le moment de les choisir et de négocier les conditions de leurs interventions.

Mettez en place votre comptabilité et vos outils de gestion

Selon le régime fiscal de votre entreprise, les obligations comptables seront plus ou moins importantes.
Vous devrez donc vous procurer un certain nombre de livres comptables (documents "papiers" ou "informatiques") :

Par ailleurs, la mise en place d´outils de gestion vous permettra :

• de comparer vos réalisations par rapport à vos prévisions et d´analyser les écarts pour corriger le tir,
• de répondre, en temps et en heure, aux échéances diverses : administratives, financières, sociales, fiscales, contractuelles, etc.,
• de mettre en place des outils qui permettront à la fois de suivre votre activité et d´effectuer votre comptabilité,
• de préparer l´avenir en prenant des décisions de stratégie qui vous permettront, soit de corriger la trajectoire, soit de développer votre activité.

Pour plus de précisions, reportez-vous à l´espace Nouveau chef d´entreprise du site de l´APCE.

A noter ! Le recours à un expert-comptable est vivement conseillé. Il existe également un certain nombres d´outils (logiciels, comptabilité en ligne produites par les éditeurs ou comptabilité en ligne intégrée dans une prestation de services d´experts-comptables) qui facilitent la saisie des écritures comptables et l´édition des comptes de l´entreprise.

Planifiez

Cette fonction très importante consiste à établir une organisation dynamique permettant d´identifier les temps consacrés aux différentes tâches de votre métier de chef d´entreprise " produire - vendre - gérer ", mais aussi veiller à conserver des temps pour la réflexion et pour la vie personnelle.

Il est primordial de ne pas laisser déborder une fonction sur une autre ! Toutes les fonctions ont une pareille importance. Vous serez sans doute tenté de privilégier la satisfaction de votre clientèle... mais ne négligez pas le temps passé à la facturation, aux courriers, à l´administration...
Du temps pour vendre et pour gérer ! Une journée normale de travail ne dure pas 24 heures ! Il faut prévoir les temps de déplacement, temps pour réfléchir et faire le devis quand on rentre chez soi, temps pour rappeler le client, etc.

Les outils à mettre en place : un agenda, un plan de travail hebdomadaire dans lequel des plages sont déjà réservées de manière irréversible à des travaux "administratif ", etc.

En savoir plus

• http://www.apce.com/pid225/9-installer-l-entreprise.html?espace=1